事務所移転の流れ

移転の計画から引っ越しまでの流れ
オフィス移転の流れ

1.移転計画をたてる

●移転の目的を明確にし、新規オフィスに必要な条件の設定をする

 

「業務拡大のため広いところにしたい」「賃料をもう少し抑えたい」「立地条件のよいところにうつりたい」「企業イメージを変えたい」など、オフィスの移転理由は様々ありますが、その中から移転の目的を明確にして、現在の事務所に足りないものを考え、新しい事務所には必須となる条件などを絞りだすことにより、より満足のいく事務所移転につながります。

2.現在の契約内容を確認する

●解約予告期間がどのくらいあるか確認する

 

現在借りている事務所を解約する際には、事前に貸主や管理会社に解約予告の届出が必要です。何ヶ月前に、どこへ、どのようにして解約届をするのかを確認しましょう。

一般的には6ヶ月前の解約予告が必要となる場合が多くなっています。

 

 

●原状回復費用や預託金返還額の把握をする

 

解約予告をして物件を明渡す際には、自然損耗を除き、原状回復する必要があります。原状回復の条件等を確認し、かかる費用などをあらかじめ把握しておきましょう。

 

3.事務所選び

面会

●事務所探しは、㈱アーバン企画開発にお任せください!

 

移転計画に基づき、立地や設備、規模などの条件に優先順位がついたら、ぜひご相談ください。条件にあう物件資料のご提供、周辺環境に関する情報も含めご案内させていただきます。

オフィスビルには様々な業種の企業様が入居していますので、内見の際にはビル環境や建物自体の設備もチェックすると良いでしょう。駐車場が必要な場合は台数の確保ができるかどうかも確認が必要ですね。

4.最終確認と物件の決定、契約

●オフィスの規則を確認する

 

オフィスによって利用時間が決まっているところや、空調設備の稼働時間に制限があったり、時間外稼動に別途料金がかかる場合があります。また、電気工事などする際、指定の業者を利用することが必須のオフィスもありますので、細かい取り決めを確認しておきましょう。

 

 

●入居に関する費用を確認する

 

賃料はもちろんのこと、敷金や保証金、支払い方法など、契約の前に十分確認をしておきましょう。また、オフィス以外に駐輪場・駐車場などが必要な場合には別途契約が必要となります。オフィスとは管理会社が違う場合もあるので、同時に確認が必要です。

 

 

●契約手続きをする

 

入居申込・契約の際、会社概要や登記謄本などの書類が必要です。事前にどんな書類が必要か確認して事前に取り寄せておき、スムーズに提出できるようにしておきましょう。

 

5.オフィスプランニング

レイアウトを決める

 

オフィスが決まったら、具体的なレイアウトを考えます。目的に応じて、パーテーションやオフィス家具の配置、電気系統の配線、照明等、現地や図面を確認しながら進めましょう。

 

 

●業者の選定

 

レイアウトが決まったら、引越し業者や工事業者、追加で購入するものの手配をします。旧オフィスで不要になるものについては廃棄の方法も確認しましょう。

ビルの指定業者がある場合もあるので、再度確認が必要です。

6.移転にともなう手続き

●官公庁で手続きをする

 

事務所移転の際には官公庁への手続きをはじめ、電話やインターネットなどの移転手続きが必要となります。漏れのないよう事前にスケジュールを立てておきましょう。

 

 

●業務に関する手続きをする

 

取引先へ移転する旨を伝える通知や、名刺や封筒などの印刷物、HPの内容などの変更をする必要があります。事前に変更の必要なものをリストアップしておくと良いでしょう。

 

7.引越し

●社内での打ち合わせをする

 

引越しの日時を告知し、新事務所へ持ち込むもの、廃棄するものの確認や注意事項などを周知しておきましょう。搬出する荷物のラベリングの仕方なども話し合っておくと安心ですね。

 

 

●引越しをする

 

引越し当日は搬出が終わった後、旧オフィスに残地物がないかをチェックします。契約完了までに原状回復に関するチェックを行ない、事務所の明け渡しをします。鍵の返却や預託金の返還についても確認しましょう。

新オフィスについては荷物の積み下ろしがないかチェックし、スムーズに業務が開始できるよう、設備が稼動するかなどの確認もしておきましょう。